PERSONVERNERKLÆRING
(sist revidert 16. august 2018)
1. Innledning
Denne personvernerklæringen er utarbeidet av advokatfirmaet Buttingsrud DA (heretter «Buttingsrud») for å sørge for at du får den informasjonen vi er pålagt å gi deg, og som er nødvendig for at du skal kunne utøve dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslovgivning.
2. Hvem behandler vi personopplysninger om
Vår behandling er personopplysninger knytter seg i all hovedsak til følgende personer:
Privatkunder
Klienter i straffesaker
Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
Kontaktpersoner hos våre samarbeidspartnere og leverandører
Personer som er involvert i saker vi bistår i
Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
Besøkende på våre nettsider
3. Buttingsrud sin rolle som behandlingsansvarlig
Buttingsrud er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.
Dette gjelder også dersom vi har mottatt dine personopplysninger fra en klient i forbindelse med vår utførelse av juridiske tjenester for klienten. Dette har sammenheng med at vi ved utførelse av juridiske tjenester ikke vil behandle personopplysninger på vegne av klienten, men på egne vegne, som ledd i utførelsen av advokatoppdraget. Merk imidlertid at den aktuelle klienten vil være behandlingsansvarlig for behandlingen klienten utfører på eget grunnlag.
Vi benytter oss av tjenesteleverandører innen IT-tjenester og andre administrative tjenester. Vi har inngått databehandleravtaler med disse i tråd med GDPR artikkel 28, for å ivareta sikker behandling av personopplysningene.
4. Formål, type personopplysninger og rettslig grunnlag
I forbindelse med vår utførelse av juridiske tjenester og vår bistand til deg, vil Buttingsrud samle inn og behandle bl.a. følgende personopplysninger:
Kontaktinformasjon. Dersom du er privatklient eller klientens kontaktperson, vil vi bl.a. samle inn og behandle ditt fulle navn, e-postadresse, postadresse, fødselsnummer, telefonnummer, sivilstand og stillingstittel.
Faktureringsinformasjon. Vi lagrer opplysninger om hvilken bistand vi har utført for deg, tidspunktet for vår bistand og hvordan du mottar våre fakturaer (eksempelvis per post, ordinær post eller lignende), om og når fakturaene/fordringene har blitt betalt, og om fordringen har gått til inkasso.
Klientkontroll. Dersom klientforholdet og/eller de juridiske tjenestene vi utfører faller inn under hvitvaskingsloven, vil det foretas kundekontroll av klienten. I forbindelse med kundekontroll vil vi samle inn dokumentasjon som bekrefter klientens identitet samt identiteten til de reelle rettighetshavere av klienten. Vi vil også innhente personopplysninger om klientforholdets formål og tilsiktede art. Dersom klienten er en juridisk person som ikke er registrert i et offentlig register, vil vi innhente personopplysninger om daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende kontaktperson. Etter etablering av klientforholdet skal registrerte opplysninger og innhentet dokumentasjon være gjenstand for løpende oppfølging så lenge klientforholdet består.
Saksopplysninger. Enkelte oppdrag innebærer at vi, gjennom dokumenter m.m., får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Dette kan være om privatklienter, klienters/motparters kontaktpersoner, ansatte, og representanter, samt andre tredjepersoner som har hatt en befatning med saken
Annet. Andre opplysninger som måtte fremkomme bl.a. av din henvendelse til/dialog med oss.
5. Formålet med behandlingen av personopplysninger
Vi behandler personopplysningene angitt i denne personvernerklæringen fordi det er nødvendig for å etablere og administrere klientforholdet, for sakshåndteringsformål, for faktureringsformål og for å kunne lagre og oppbevare saksdokumenter. Behandlingen utføres også for å etterleve Buttingsruds lovpålagte plikter.
6. Rettsgrunnlaget for vår behandling av personopplysninger
Dersom du er en privatklient behandles dine personopplysninger fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale vi har med deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 b. Dersom du er klientens kontaktperson behandles dine personopplysninger med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 f, med bakgrunn i etablering og administrering av klientforholdet vi har med din virksomhet.
I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger, straffedommer etc. I slike tilfeller vil behandlingen ha hjemmel i GPDR artikkel 9 nr. 2 f, jf. personopplysningsloven (2018) § 11.
Vi benytter ikke personopplysningene til markedsføringsformål eller nyhetsbrev dersom du ikke uttrykkelig har samtykket til dette etter GDPR artikkel 6 a.
Vi behandler saksopplysninger (som nærmere beskrevet ovenfor) om andre personer enn klienten fordi det er nødvendig for formål knyttet til Buttingsruds berettigede interesser. Denne berettigede interessen er at behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne levere juridiske tjenester til klienten, og for at klienten skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav. Vi vurderer det slik at denne interessen ikke er uforenelig med hensynet til ditt personvern. Dersom slike saksopplysninger inneholder særlige kategorier av personopplysninger, vil vi behandle disse opplysningene fordi det er nødvendig for at klienten skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
Vi behandler også faktureringsinformasjon og utfører klientkontroll (som nærmere beskrevet ovenfor) for å oppfylle våre lovpålagte plikter etter bokføringslovgivningen og hvitvaskingslovgivningen, samt for å oppfylle våre plikter etter advokatforskriften. Vi vil ikke kunne etablere et klientforhold med deg eller yte juridiske tjenester til deg uten å behandle denne informasjonen.
7. Utlevering av personopplysninger
Når det gjelder kontaktopplysninger og saksopplysninger (som nærmere beskrevet ovenfor) kan disse også bli utlevert til motparter, domstoler og tilsynsorganer i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold. Advokater er underlagt taushetsplikt, og vi vil ikke utlevere dine personopplysninger dersom en slik utlevering vil være i strid med vår lovpålagte taushetsplikt.
Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre aktører enn de som er nevnt ovenfor, med mindre vi er lovpålagt å utlevere denne informasjonen.
8. Lagring av personopplysninger
Vi lagrer saksdokumenter og de personopplysninger som fremgår i forbindelse med saken i ti år.
Regnskapslovgivningen, hvitvaskingsloven m.m. pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet til det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
9. Dine rettigheter
Du har bl.a. følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger:
Rett til innsyn. Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om det, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre utlevering til rett person, kan vi stille krav om verifisering av identitet og at begjæring om innsyn skjer skriftlig.
Kreve retting eller sletting. Dersom personopplysningene vi besitter om deg er uriktige, kan du kreve at vi retter opp i disse. Vi vil så langt som mulig etterkomme ønske om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, f.eks. at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet. Dersom vi behandler personopplysninger om deg basert på samtykke eller for å gjennomføre en avtale, og personopplysningene behandles automatisk, kan du be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller til en tredjepart i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format.
Klage til tilsynsmyndigheten. Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn klage til Datatilsynet. Se kontaktinformasjon på deres hjemmeside www.datatilsynet.no
10. Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte og tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.
11. Endringer
Vi forbeholder oss retten til å gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside.
12. Kontaktinformasjon
Advokatfirmaet Buttingsrud Da
Hvervenmoveien 49, 3511 Hønefoss
e-post: mail@buttingsrud.no
tlf: 32 18 18 50